PGA est une « Plateforme de Gestion des Ambassades » .Elle a été conçue par Toponitech au Sénégal. Ce projet a pour objectif de faciliter l’administration, la gestion et la coordination de l’ensemble des activités qui ont lieu dans les différents services consulaires.
Contexte du projet
Les ambassades ont pour mission :
- de représenter leur Etat à l'étranger,
- de défendre et promouvoir ses intérêts dans tous les domaines,
- d'administrer et protéger les ressortissants résidants sous leur juridiction,
- d'offrir des services consulaires aux ressortissants ainsi qu'aux étrangers.
Dans le but d'améliorer les services et de rapprocher l ‘ambassade de ses ressortissants ainsi que des étrangers résidants sous sa juridiction, Toponitech propose aux ambassades d’informatiser l’ensemble de leurs services consulaires afin d'automatiser leurs activités administratives et d'accroître l'efficacité et l'efficience de leur système d'information organisationnel.
Objectifs du projet
Les buts du projet sont :
- de mettre à la disposition de l’ambassade un outil d’intégration et de suivi des ressortissants
- de permettre la simplification du processus de demande et de traitement de visa
- d'automatiser les processus des traitements d'actes et des documents consulaires
- de permettre un accès plus rapide et facile à l’information par le personnel grâce aux fonctions de recherche et au filtre avancé
- d'améliorer la qualité de service, accessible sur internet via un ordinateur, un smartphone ou tablette indépendamment du lieu géographique du ressortissant
- d’avoir un outil de communication entre l’ambassade et la diaspora grâce aux mailings et aux SMS
- de pouvoir créer des versions électroniques de documents manuels pour l’archivage et l’historique
Résultats attendus
- Recenser les ressortissants dans tous les pays sous leur juridiction
- Offrir la possibilité aux ressortissants de s'enregistrer en ligne indépendamment du lieu géographique
- Permettre l’enregistrement des ressortissants à l'ambassade.
- Déployer un portail web protégé et sécurisé, accessible uniquement par les employés de l’ambassade
- Offrir la possibilité de demander et de suivre sa demande de visa en ligne
- Permettre l'impression des visas
- Permettre au ressortissant d’avoir un espace sécurisé, accessible via internet pour modifier ses informations, faire la demande et le suivi d’actes consulaires
- Suivre et gérer les demandes des documents provenant d´autres consulats sous leur juridiction
- Gérer les relations et permettre la communication entre l'ambassade et les ressortissants par l'envoi des emails ou SMS
- Générer des rapports et des statistiques sur les ressortissants, les demandeurs de visa et sur les différentes activités de l’ambassade.
Acteurs
- Le personnel de l'ambassade
- L'équipe informatique
- Les ressortissants
- Les étrangers